個人情報保護方針

1. 機構が処理する個人情報の種類

機構は、以下の個人情報その他の「3. 個人情報の処理目的」達成のために必要な個人情報を処理します。
機構は、会員による個人情報の提供が契約の履行・法令上の義務その他の理由により必要であるにもかかわらず、会員が個人情報を提供されない場合には、会員に対して、本サービスの全部又は一部を提供できない場合があります。

1. 会員登録及び登録情報更新時に会員が入力する又は機構が付与する個人情報
   • 氏名、生年月日、性別、国籍、メールアドレス、現在の所属機関、学歴、職歴、在籍時に付与された職員ID、ログインID、パスワード
2. その他会員が任意に登録するプロフィール写真、プロフィール情報等会員が掲示板投稿時に入力する個人情報
   • ハンドルネーム、掲示板への投稿内容等
3. アンケート、お問い合わせ時に取得される個人情報
   • 氏名、メールアドレス、アンケートの回答、お問い合わせへ内容等
4. その他の本サービス利用に伴い取得される個人情報
   • IPアドレス、ブラウザの種類とバージョン、OS 等の端末情報、閲覧したページ、利用日時等のアクセスデータ、会員の本サービスの利用状況等

2. 個人情報の取得源

機構は、個人情報を会員から直接取得します（会員が自らフォーム等に入力するほか、機構がウェブサイト上で自動的に個人情報を取得する場合を含みます。）。ただし、以下の場合には、第三者から間接的に取得することがあります。

• 第三者から問い合わせフォーム又は電子メール等を通じて取得する場合
• その他適法に第三者（公開情報を含む。）から取得する場合

3. 個人情報の処理の目的

機構が本サービスにおいて処理する個人情報の処理の目的は、次のとおりです。

1. 本サービスの提供及び運営のため
   • 会員情報の登録・管理、本人確認
   • 掲示板、会員検索等のサービスの提供及び運営
2. 会員との連絡及び問い合わせ対応のため
   • 本人確認又は事実確認が必要な場合の連絡
   • 本サービスに関する各種問い合わせ、相談、要望等への対応
3. 機構及びAlumni Network関する情報提供のため
   • イベント、各種活動に関する情報の提供
   • Alumni Networkに関する情報の提供
4. アンケート、調査の実施及びサービス改善のため
   • アンケートの実施及び分析
   • 本サービスの利用状況の調査、サービス改善のための分析
5. 本サービスの安全な運営及び不正利用防止のため
   • ポリシー又は規約違反、不正利用、不正アクセスの監視及び防止
   • システム障害発生時の対応、復旧及び原因調査
6. 法令遵守及び権利行使のため
   • 適用される法令に基づく義務の履行
   • 機構又は第三者の権利の行使又は防御

4. 個人情報の処理の法的根拠

機構が個人情報の処理を行なう法定根拠は、適用されるデータ保護規制において要求され、かつ該当する限りにおいて以下のとおりとなります。以下の法的根拠が該当しない法域においては、適用されるデータ保護規制において要求される限りにおいて、会員の同意を根拠として個人情報を処理します。

5. 個人情報の保持期間等

機構は、個人情報を処理目的の達成に必要な期間、保持します。ただし、機構は、法令上一定期間データの保持が求められる場合は当該法定の期間、個人情報を保持するものとし、それらの期間満了後速やかにかつ安全に削除します。また、法令上の要件、安全性、保全の必要性、その他の正当な理由により、会員から消去要求を受け取った後も、会員に通知した上で必要な期間に限り個人情報を保持する場合があります。また、個人情報の適切な保存期間を決定するために、機構は、個人情報の量、性質、及び機密性、個人情報の不正使用又は開示による潜在的な損害のリスク、機構が個人情報を処理する目的、及び他の手段でそれらの目的を達成できるかどうか、並びに適用される法的要件を考慮します。機構が収集した会員の個人情報が不要になった場合、機構はその個人情報を削除又は匿名化するか、それが不可能な場合（例えば、個人情報がバックアップアーカイブに保存されている場合等）は、削除が可能になるまで、会員の個人情報を安全に保管し、その後、個人情報の新たな処理が行われないようにします。

6. 個人情報の提供・越境移転

機構は、上記「1. 機構が処理する個人情報の種類」に記載の個人情報を、上記「3. 個人情報の処理目的」に記載の目的を果たすため、以下の場合に第三者に提供します。

1. 本サービスを利用する他の会員への個人情報の提供
2. NIMS Alumni Networkへの個人情報の提供
3. 上記「3. 個人情報の処理目的」記載の目的を達成するために利用するサービス提供者（委託先を含みます。）への個人情報の提供
4. 法令又は政府機関の命令等によって要求される場合の個人情報の提供
5. 機構、会員、第三者の生命・身体・財産の保護のために必要な個人情報の提供であって、適用される個人情報保護法制により許容されるもの
6. 会員の同意がある場合
7. その他適用されるデータ保護規制によって許容される場合

機構は、個人情報を上記「3. 個人情報の処理目的」記載の目的を果たすために必要となる日本を含む国・地域に移転する場合があります。

なお、上記(1)の個人情報の提供に関し、本サービスを利用する会員は世界各国に所在しているため、どの国又は地域に所在するどの会員に提供されるかについては、提供の時点まで特定できないため、移転先の国を特定することができません。そのため、移転先の国や、当該国の個人情報保護制度に関する情報を会員に提供することはできません。ただし、これまでの本サービスの利用実績に鑑み、個人情報の提供先として想定される主要な国又は地域（EEA域内の国及び英国を除きます。）及びその個人情報保護制度の概要（リンク先）は、次のとおりです。
中国、インド
また、個人情報の移転先となる本サービスを利用する会員の多くは、日本国内に所在しています。

7. 安全管理措置

機構は、個人情報の漏えい、滅失又は毀損を防止するため、通信内容やデータベースに登録する内容の暗号化など必要かつ適切な対策を講じます。また、個人情報の保護が図られるよう、職員や委託先等に対する必要かつ適切な監督を行います。

8. 会員の権利

会員には、適用される各国の個人情報保護法制に基づき、法的権利が付与される場合があります。例えば、適用される各国・地域のデータ保護規制で認められ、当該データ保護規制の要件を充足する限りにおいて、会員には、個人情報について、アクセス権、訂正権、削除権、処理の制限権、異議申立権、同意撤回権（同意を根拠とする取扱いについて認められる場合がありますが、同意を撤回しても、撤回前に行われた同意を根拠とした取扱いの適法性には影響を与えません。）、データポータビリティ権、自動化された意思決定の対象とならない権利等が認められている場合があります。
会員が当該権利を行使される場合は、下記「9. お問い合わせ窓口」記載の連絡先宛にお問い合わせください。機構は、会員の権利行使に適用されるデータ保護規制で認められる範囲内において、合理的な手数料を徴収すること、会員の本人確認のために追加情報の提出を求めることがあります。
また、会員は、機構による会員の個人情報の処理に関して、所管のデータ保護監督機関に苦情を申し立てることができます。

9. お問い合わせ窓口

本プライバシーポリシーに関するお問い合せにつきましては、下記までご連絡ください。

Email：koubunsyo@ml.nims.go.jp
住所：〒305-0047 茨城県つくば市千現1-2-1 国立研究開発法人物質・材料研究機構
人事・総務部門総務室文書係

10. クッキー等について

本サービスのウェブサイトには、クッキー等が使用されています。クッキー等に関する設定については、こちら［バナーへのリンク］をご確認下さい。

11. 本プライバシーポリシーの変更について

機構は、本プライバシーポリシーを変更する場合があります。この場合において、機構は、遅滞なく変更後の本プライバシーポリシーを掲載することにより通知し、当該通知後以降においては、変更後の本プライバシーポリシーに基づき個人情報を処理することがあります。

制定日：2026年4月1日

EEA（欧州経済領域）及び英国別紙

本別紙は機構により、本サービスに関してなされる、EEA（欧州経済領域）及び英国に所在又は居住する会員の個人情報の処理に適用される、GDPR及びUK GDPR（以下単に「GDPR」と総称します。）に関する別紙です。GDPR における会員の個人情報の管理者は、日本に主たる事業所を有する機構です（法人の詳細については、上記「9.お問い合わせ窓口」をご参照ください）。
本別紙は、本プライバシーポリシーの補遺であり、本プライバシーポリシーを規定するとともに修正するものです。